POLITICAS DE PRIVACIDAD

1. OBJETIVO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO

AURA 360, con la finalidad de garantizar a sus CLIENTES, PROVEEDORES, RECURSO HUMANO y cualquier otra persona que tenga relacion con la empresa la adecuada utilizacion y tratamiento de sus datos personales y en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la proteccion de Datos Personales (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) se permite presentar las Politicas de Tratamiento en materia de proteccion de Datos Personales.

AURA 360 en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales y datos sensibles, cuando asi haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos personales.

2. DEFINICIONES

Conforme al articulo 15 de la Constitucion Nacional, la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013:

Titular:

Persona natural o juridica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento:

Persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Autorizacion:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Dato personal:

Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento:

Cualquier operacion o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.

Dato Sensible:

Aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacion, como por ejemplo los concernientes a la salud, sexo, filiacion politica, entre otros.

Dato Semiprivado:

Aquel que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgacion pueda interesar no solo a su titular sino ademas, a cierto sector de personas o a la sociedad en general.

Dato publico:

Es el dato calificado como tal segun los mandatos de la ley o de la Constitucion Politica de Colombia y aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Base de datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Habeas Data:

Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la informacion y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos publicas o privadas.

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el articulo 4 de la Ley 1581 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y la Jurisprudencia de la Corte Constitucional, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

• a) Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demas disposiciones que la desarrollen.
• b) Principio de finalidad: El Tratamiento se implementa a la luz de una finalidad legitima de acuerdo con la Constitucion y la Ley, la cual debe ser informada al Titular previo a la recopilacion de los datos.
• c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• d) Principio de veracidad: Los datos sujetos a Tratamiento deben corresponder a situaciones reales, veraces, comprensibles, exactos y completos.
• e) Principio de incorporacion: Cuando la recoleccion de informacion personal signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador debera incorporarlos.
• f) Principio de acceso y circulacion restringida: El Tratamiento esta sometida los limites especificos determinados por el objeto de cada base de datos y la autorizacion del titular.
• g) Principio de seguridad: La informacion se debera manejar con las medidas tecnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• h) Principio de caducidad: La informacion desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos con base en criterios de razonabilidad y oportunidad.
• i) Principio de utilidad: La recoleccion, acopio, procesamiento e informacion de los datos personales debe cumplir una funcion determinada.
• j) Principio de necesidad: La informacion personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos.
• k) Principio de Individualidad: Las bases de datos recaudadas de manera independiente deben conservarse de esa manera.
• l) Principio de Transparencia: Se garantizara el derecho del titular a obtener informacion acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• m) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos tienen la obligacion de guardar y mantener la reserva de los mismos.
• n) Proteccion especial de datos sensibles: Los datos personales de caracter sensible solo se recolectaran cuando sean necesarios para el desarrollo del objeto social.

4. AMBITO DE APLICACION

Las politicas dispuestas en este documento se aplicaran al tratamiento de datos personales, efectuado dentro del territorio colombiano o por fuera de el, en virtud de los tratados internacionales, las relaciones contractuales, alianzas, o cualquier otra forma de vinculacion.

5. DESTINATARIOS Y/O RESPONSABLES

Las politicas contempladas se aplicaran y obligaran a las siguientes personas:

1. Representante legal (o participe activo/Gestor)
2. Revisor Fiscal y/o contador(a)
3. Personal interno de AURA 360, directivos o no, que custodien, traten, tengan acceso o cualquier otra forma de relacionamiento con las bases de datos
4. Contratistas, personas naturales, personas juridicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra que preste servicios a AURA 360
5. Cualquier persona con la cual exista una relacion legal de orden estatutario, contractual, de servicios o cualquier otra
6. Terceros de quienes AURA 360 ha obtenido legalmente informacion
7. Usuarios de la entidad
8. Las demas personas que establezca la ley

6. AUTORIZACION PARA EL USO DE LA INFORMACION

AURA 360 requiere para llevar a cabo el adecuado tratamiento de los datos, autorizacion libre, expresa del titular o su representante, para realizar el uso de los datos del titular.

La autorizacion se entendera como el consentimiento informado emitido de manera libre y consciente por el titular o su representante, en la cual AURA 360 informa:

1. El tratamiento al que seran sometidos sus datos personales y la finalidad especifica del mismo
2. El tiempo por el cual seran tratados sus datos personales
3. Los derechos que le asisten como titular
4. Los diferentes canales de comunicacion en los cuales podra formular consultas y/o reclamos

6.1 Situaciones en las que no es necesaria la autorizacion

1. Informacion requerida por una entidad publica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
2. Datos de naturaleza publica
3. Casos de urgencia medica o sanitaria
4. Tratamiento de informacion autorizado por la ley para fines historicos, estadisticos o cientificos
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas

6.2 Suministro de informacion

Los datos personales podran ser suministrados unicamente a:

1. Los TITULARES, sus causahabientes o sus representantes legales
2. Entidades publicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
3. Terceros autorizados por el titular de manera escrita y/o los terceros autorizados por la Ley

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por AURA 360 en desarrollo de su objeto social, con las siguientes finalidades:

• Realizar campanas de publicidad y mercadeo para ofrecer servicios, seminarios, productos
• Implementar programas de fidelizacion
• Realizar estudios de mercado
• Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales
• Verificacion de datos a traves de consulta a bases de datos publicas o centrales de riesgos
• Actividades de georeferenciacion y estudios estadisticos
• Enviar informacion sobre actividades y/o consultorias desarrolladas por la Compania
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de informacion a los entes administrativos
• Compartir con terceros que colaboran con la Compania para el cumplimiento de sus funciones
• Velar por la seguridad y adecuada prestacion de los servicios y productos
• Ejecutar los contratos que la empresa ha suscrito
• Realizar seguimiento, acercamiento y/o creacion de futuras relaciones comerciales
• Soportar y realizar los procesos de auditoria y seguimiento
• Emitir certificaciones, diplomas o documentos similares
• Emitir facturas, bonos, notas de credito o cualquier otro documento equivalente
• Verificar la situacion legal de los PROVEEDORES, CONTRATISTAS y RECURSO HUMANO

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Derecho a obtener toda la informacion, actualizar, rectificar, modificar, consultar en cualquier momento sus propios datos personales
• Derecho a obtener informacion respecto del tratamiento aplicado a sus datos personales, la finalidad, la ubicacion de las bases de datos, las cesiones y usos
• Derecho a cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando considere que sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas
• Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorizacion otorgada a AURA 360
• Derecho a revocar el consentimiento o la autorizacion que habilita el tratamiento de sus datos
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas y reclamos
• Derecho de ser representado por cualquier persona con capacidad absoluta para ello

9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS

AURA 360 o cualquiera de los destinatarios de estas politicas, cuando asuman la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, deberan cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacion otorgada por el Titular
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recoleccion y los derechos que le asisten
• Conservar la informacion bajo las condiciones de seguridad necesarias
• Garantizar que la informacion sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
• Actualizar la informacion de forma oportuna
• Rectificar la informacion cuando sea incorrecta
• Tramitar las consultas y reclamos formulados
• Informar a la autoridad de proteccion de datos cuando se presenten violaciones a los codigos de seguridad
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

10. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS, ACTUALIZACION, RECTIFICACIONES Y SUPRESIONES

Los Titulares de los Datos Personales o sus representantes, podran en cualquier momento, consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresion de los datos custodiados por AURA 360:

1. El titular del dato debera acreditar tal condicion mediante cedula de ciudadania, pasaporte, cedula de extranjeria, o registro civil. Los representantes deberan comprobar tal situacion a traves de poder especial debidamente reconocido.
2. El titular debera presentar solicitud de consulta, actualizacion, rectificacion o supresion a traves de documento fisico o digital al correo electronico: team@aura360.lat
3. La solicitud debera contener: nombre e identificacion del titular, peticion concreta y precisa, direccion fisica y/o electronica para notificaciones, y documentos que soportan la solicitud.
4. Si falta alguno de los requisitos, AURA 360 lo comunicara al interesado dentro de los diez (10) dias habiles siguientes.
5. Si pasados dos (02) meses el TITULAR no suministra la informacion requerida, se entendera que desistio de la solicitud.
6. AURA 360 contara con diez (10) dias habiles para consultas o quince (15) dias habiles para reclamos.

11. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendran una duracion de veinte (20) anos contados a partir de la obtencion del dato personal respectivo, salvo el caso de que el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia por un termino posterior.

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

Las presentes politicas de tratamiento de datos personales rigen a partir del primero (1) de enero de 2025.